Cette 5ème édition s’est tenue ce mardi 31 mai, dans l’auditorium du lycée hôtelier de Tahiti, à Punaauia, avec pour thème : « A fa’a’ōhie ! Faire simple – Pour une action publique performante ».
Le Président de la Polynésie française, Edouard Fritch, le ministre des Grands travaux, René Temeharo, la ministre de la Modernisation de l’Administration, en charge du Numérique, Christelle Lehartel, le ministre de la Santé, Jacques Raynal, et le ministre de la Jeunesse, Naea Bennett, étaient présents.
Une édition proposée en mode hybride « présentiel ou distanciel »
Grande particularité pour cette année 2022, outre le format présentiel, une diffusion en ligne est proposée, afin que tous les agents concernés puissent assister à cette conférence, grâce aux équipes de la Direction générale de l’Education et des Enseignements (DGEE).
Pour rappel, la conférence du service public a pour objectif de réunir l’ensemble des cadres de l’Administration du Pays, à savoir : les chefs de services, les directeurs d’établissements publics, leurs adjoints, les chefs de bureau ou de cellule et autres unités, les chefs de projet et les conseillers techniques des cabinets ministériels, pour aborder une thématique de transformation publique, de partager, et de leur donner la possibilité de se rencontrer.
C’est aussi une occasion de valoriser les agents, leurs bonnes pratiques, pour une Administration mieux structurée, et toujours plus performante. Ce temps est également accessible à tous les partenaires institutionnels polynésiens de l’innovation publique (Haut-commissariat et organismes de l’Etat, Assemblée de la Polynésie française, Conseil économique, social, environnemental et culturel de la Polynésie française, Communes, Caisse de prévoyance sociale).
S’engager pour une action publique performante
Faire simple, c’est changer les habitudes, trouver des solutions concrètes, parfois innovantes, pour faciliter la vie des Polynésiens.
« Il faut continuer à transformer notre administration, la rendre plus rapide, plus accessible, moins compliquée. », a insisté le Président Edouard Fritch, lors de son discours d’ouverture.
Il a également indiqué, qu’en mars 2021, les responsables administratifs ont été mobilisés pour un séminaire intitulé « Faire simple », occasion d’apports de méthodes et d’outils permettant d’engager rapidement des actions de simplification administrative en direction de l’ensemble des usagers, des agents de Tahiti et des archipels.
Ils se sont engagés pour des actions de simplification portant notamment sur la réduction des délais de traitement des démarches administratives, sur la réduction des commissions, sur une meilleure accessibilité aux démarches administratives par des horaires adaptés, et une information plus claire de la dématérialisation des démarches.
Plusieurs intervenants se sont succédés durant la matinée devant les responsables, cadres et agents d’encadrement du Pays, mais aussi des directeurs généraux des services communaux, des représentants des services de l’Etat, de la caisse de prévoyance sociale, ainsi que des représentants étudiants, invités dans une démarche de partage entre institutions publiques sur les problématiques d’exercice du service public.
Une stratégie de modernisation et de simplification de l’administration
La stratégie de modernisation et de simplification de l’administration, est une attente forte et constante du Gouvernement. Le ministère de l’Education, et de la Modernisation de l’Administration, en charge du numérique, a donc conçu cette conférence de service public autour de trois axes : Simplifier est avant tout une culture, Simplifier commence en interne, et Améliorer l’expérience usager en simplifiant la vie publique.
Comme l’a rappelé le Président, « La conférence du service public, c’est le moment pour les managers de prendre de la hauteur, de nous poser les bonnes questions, de remettre en question nos procédures, nous remettre en question pour faire plus simple. Il est essentiel que ce soit un temps de liberté de parole dans un respect bienveillant de toutes les expressions ».
Pour commencer, en première partie, les nombreux participants présents ont pu entendre Philippe Lemonnier, de la Pacific Ventury Corporation, quia réagi sur l’axe « Simplifier est avant tout une culture », proposant aux managers et participants, une vision différente de la simplicité, en indiquant qu’il faut l’envisager comme étant une solution à la facilitation de leurs tâches, mais également à une plus grande fluidité dans leur évolution.
A la suite, l’axe n°2 « simplifier commence en interne » a été présenté au public. Vaea Dang, chargée de projet numérique de la Direction de la modernisation et des réformes de l’administration (DMRA) a présenté la thématique « Des échanges intranet structurés et réussis », proposant un point d’accès unique aux collaborateurs, pour un confort au quotidien, et révéler le potentiel du collectif. Puis, Eric Tournier, directeur général de l’Education et des Enseignements, a présenté la thématique « Des commissions révisées ou supprimées », en indiquant que la DGEE a engagé sa démarche de simplification de fonctionnement, notamment via la suppression de commissions. Celle-ci présente un double avantage ; moins de travail fastidieux et plus de temps dédié aux tâches stratégiques pour l’Administration, ainsi que des délais plus courts dans l’obtention d’une décision pour les usagers.
La deuxième partie de la conférence a traité le dernier axe, à savoir « L’amélioration de l’expérience usager en simplifiant la vie publique », avec trois intervenants ; Yan Peirsegaele, chef de service de la Traduction et de l’Interprétariat, qui a abordé la thématique « Une signature électronique et un paiement en ligne rapides et sécurisés », Marie Perrard, directrice par intérim de l’ Institut d’insertion médico-éducatif (IIME), pour la thématique « Une communication bilingue et adaptée », et enfin, Ariitea Bernadino, directeur de l’Institut de la Jeunesse et des Sports de la Polynésie française (IJSPF), qui a présenté la thématique « Un accès à l’information facilité ».
En complément des interventions de la matinée pour illustrer la simplification, des stands d’information ont été proposés pour présenter des outils ou démarches de simplification :
• Informer par le jeu
• Mieux connaître mes usagers
• Efficience et efficacité des processus
• Savoir se faire comprendre facilement
D’une manière générale, il s’agit de mettre en valeur les organismes ayant tenu leurs engagements et inciter les autres à poursuivre leurs efforts de simplification ; des outils, des méthodes et un accompagnement adapté, leur seront proposés ultérieurement.